Waar staan we nu en wat passen we aan

Bestuur

Deze bestuursperiode staat volop in het teken van verandering. Dat heeft alles te maken met onze nieuwe taken in het sociaal domein en de nieuwe bestuursstijl waar wij als college voor kiezen. Wij kiezen nadrukkelijk voor overheidsparticipatie. Dat houdt in dat we staan voor een overheid die een stap terug doet en aansluit bij initiatieven van actieve Assenaren. Deze nieuwe rol van de overheid vraagt de nodige veranderingen binnen onze eigen organisatie. Meebewegen met initiatieven uit de samenleving betekent meer flexibiliteit en vaardigheden. Om deze verandering te realiseren en ervaring op te doen met deze manier van werken zijn we gestart met een aantal pilots.

Regionale Samenwerking: RGA, SDA, SNN, NG4, EDR, Samenwerking Assen – Poznan, GAE

Samenwerking Drentsche Aa (SDA)
In 2016 continueren wij deze samenwerking. In het voorjaar evalueren wij het samenwerkingsproces tot nu toe. De evaluatie gaat ook over de eerste ervaringen bij de onderdelen PSA (Personeel- en salarisadministratie) en Belastingen, die eind vorig jaar als samenvoeging zijn gestart. Halverwege het jaar bereiden wij de besluitvorming voor over de definitieve (juridische) vorm voor deze samenvoegingen. In het najaar evalueren we de effecten.

Met ingang van 1 juli willen we het beheer voor de Basisregistratie Grootschalige Topografie centraal in Assen organiseren. Voor het onderdeel informatisering en automatisering heeft de stuurgroep SDA besloten om niet langer te sturen op een intensieve samenwerkingsvorm. In plaats daarvan werken we projectmatig samen. Wij monitoren de samenwerking die in netwerkvorm is gestart voor de onderdelen inkoop, informatiebeveiliging, duurzame inzetbaarheid en materieel.

Verder denken wij in 2016 na over de toekomst van SDA. Welke onderwerpen lenen zich voor samenwerking in SDA-verband en welke vorm past daar bij?

Projectenverwerver NG4 in Brussel
Sinds 1 juli 2015 werkt een projectenverwerver namens de NG4 in Brussel. Aanvankelijk heeft hij vooral gewerkt aan de opbouw van en deelname aan netwerken. Het resulteert nu al in het vragen van sprekers uit de NG4 voor bijeenkomsten. Het werk van de projectenverwerver vraagt steeds vaker follow-ups bij de NG4-gemeenten, -bedrijven of kennisinstellingen. Daarnaast fungeert de projectenverwerver in toenemende mate als ‘reisleider’ voor (bestuurlijke) bezoekers vanuit de NG4. Het beeld van het eerste half jaar is dat we op schema liggen. Hoofdaandachtspunt: het verkrijgen en behouden van voldoende ondersteuning in tijd en kennis bij gemeenten en organisaties.

Dienstverlening

Vanuit de door de raad vastgestelde Uitvoeringsagenda Dienstverlening (Roadmap) worden in 2016 de volgende twee trajecten gestart: Toegang Sociaal domein en Ontwikkeling zelfbediening (digitale dienstverlening).

Op stadhuis alleen nog pinbetalingen
We zien dat het overgrote deel van de betalingen al met de pin plaatsvindt. Eind derde kwartaal willen we de stap maken naar alleen nog pinbetalingen. Het pinnen is sneller en makkelijker voor de inwoner, maar vooral ook veiliger voor inwoners en medewerkers. Daarnaast heeft het ook nog een efficiëntieslag tot gevolg. In uitzonderingssituaties blijft het voor inwoners mogelijk om contant te betalen, maar dan alleen op een vastgesteld dagdeel en gepast. De inwoners worden de komende maanden hierover op verschillende manieren geïnformeerd.

Verdergaande digitalisering en zelfbedieningsconcept
Met onze visie op dienstverlening als basis zetten we de verdere digitalisering van onze dienstverlening voort. We gaan kijken of telefonische FAQ’s digitaal gemaakt kunnen worden. Ook kijken we of we met kanaalsturing kunnen zorgen voor een verschuiving van fysiek en telefonisch contact naar meer zelfbediening via de website. Hiervoor gaan we de informatievoorziening en de vindbaarheid op de website vergroten. Tot slot onderzoeken we of 100% op afspraak een positieve impuls geeft aan onze dienstverlening.

Het verbeteren van de Toegang
De toegang voor Jeugdhulp (indicatiestelling en casemanagement) is geïntegreerd in de gemeentelijke dienstverlening. De aansturing van preventie, informatie en advies is overgeheveld naar Vaart Welzijn. De toegang voor de nieuwe Wmo-taken is geïntegreerd in de gemeentelijke dienstverlening. Het bedrijf ‘MO Zaak’ voert het project herindicaties Wmo en Jeugdhulp uit. Het project wordt dit jaar afgerond. In de doorontwikkeling van de Toegang wordt gestuurd op intensivering van de samenwerking met de buurtteams. Doel is versterking van algemene en collectieve voorzieningen om te voorkomen dat dure individuele maatwerkvoorzieningen moeten worden verstrekt.

Servicewaarden
Wij streven ernaar om de klant, klantvraag en het toevoegen van waarde voor de klant de komende jaren centraal te stellen binnen onze bedrijfsvoering. Hiervoor is in 2015 een nieuwe Servicewijzer Dienstverlening ontwikkeld, die zijn basis vindt in het KlantForum juli 2012. Het gaat niet zo zeer om ‘harde normen’, maar ‘zachte waarden’ worden belangrijk gevonden voor een positieve beleving van de dienstverlening door klanten:

1. Wij behandelen u met respect;
2. Wij werken oplossingsgericht;
3. Wij gebruiken begrijpelijke taal;
4. Wij maken voor u het proces inzichtelijk;
5. Wij komen onze afspraken na.
Implementatie en een eerste meting zijn in 2016.

Zaakgericht werken
Het voorbereiden van de invoering van zaakgericht werken is gepland in 2016, waarna de invoering in 2017 kan worden gerealiseerd. Deze invoering past in de ontwikkeling van een Digitale Overheid, zal de dienstverlening aan de klanten verbeteren en de organisatie beter laten functioneren.

Referendum Oekraïne
Het referendum over het verdrag met de Oekraïne was bij het opstellen van de Begroting 2016 nog niet bekend en dus ook niet begroot. Via het Gemeentefonds ontvangen wij een vergoeding van € 114.000 voor het organiseren van dit referendum.

Welke beleidsontwikkelingen voorzien we voor 2017

Regionale Samenwerking NG4, EDR, Samenwerking Assen – Poznan, GAE

In 2017 zal er voortzetting en versteviging zijn van de bestaande samenwerkingen en de daarbij behorende gezamenlijk standpuntbepaling en beleidsagenda’s.

Wat zijn de financiële vooruitzichten

Bestuur

In het kader van overheidsparticipatie wordt in 2016 eenmalig een bedrag van € 58.000 vanuit middelen programma Meedoen beschikbaar gesteld ter uitvoering van de pilot Brunelstraat 77.

Dienstverlening 
(inclusief informatiebeveiliging)

Voor het zaakgericht werken is in 2016 een incidenteel budget van € 500.000 benodigd. Hiervoor doen wij een beroep op de incidentele ruimte. De structureel optredende lasten van € 75.000 worden vanaf 2017 opgenomen in de Begroting. Vanaf 2019 wordt rekening gehouden met de als gevolg van het zaakgericht werken optredende inverdieneffecten.

Voor de doorontwikkeling dienstverlening is in 2016 dekking gevonden (onder andere via i-NUP gelden). Voor de jaren 2017 en 2018 wordt in de begroting een budget van € 142.000 opgenomen.