Waar staan we nu en wat passen we aan

 Ambtelijke organisatie

In 2016 gaan we door met het verder flexibel inrichten van onze ambtelijke organisatie. We gaan daarvoor de bredere inzetbaarheid van onze eigen medewerkers bevorderen. Voor alle bedrijfsonderdelen bepalen we de optimale verhouding tussen vast en flexibel personeel.

We hebben twee medewerkers met een arbeidsbeperking in dienst. Met deze ‘afspraakbanen’ voldoen we aan de participatiewet. We spannen ons in om meer medewerkers met een arbeidsbeperking in dienst te nemen.

Het nieuwe stagebeleid is ingevoerd. Hiermee willen we meer jonge medewerkers in onze organisatie krijgen. Ook onderzoeken wij de mogelijkheden om via traineeships jongeren kansen te bieden.

De Rekenkamer heeft eind 2015 een onderzoek laten doen naar de informatiebeveiliging op de aspecten organisatie, mens en techniek. De geconstateerde tekortkomingen en aanbevelingen zijn verwerkt in een plan van aanpak. Hierover is de raad eind maart 2016 geïnformeerd. De acties worden volgens planning uitgevoerd. Over de stand van zaken van informatieveiligheid zal jaarlijks worden gerapporteerd in de planning- en controlcyclus.

Bezuinigingen

De bezuinigingen 2016 worden volgens plan gerealiseerd.

Welke beleidsontwikkelingen voorzien we voor 2017

Ambtelijke organisatie

Het is noodzakelijk onze ambtelijke organisatie flexibel in te richten om goed mee te kunnen bewegen met de veranderende opgaven. Hier is een bijstelling nodig. Voor 2017 zoeken we flexibiliteit niet alleen in minder medewerkers, maar ook in bredere inzetbaarheid van onze eigen medewerkers. We investeren daarom in 2016 fors in opleidingen. We zijn bezig om onze dienstverlening zo slim mogelijk organiseren. Daarbij zoeken we samenwerking met andere partijen, kijken we per team naar de beste verhouding tussen vaste en flexibele medewerkers en zoeken we naar de balans tussen (kosten)efficiënte en effectieve dienstverlening. Met als leidend principe dat we de klant en elkaar behandelen met respect. We werken oplossingsgericht, gebruiken begrijpelijke taal, maken processen inzichtelijk en komen onze afspraken na.

Bezuinigingen

Een groot deel van de benodigde bezuinigingen voor 2017 en volgende jaren is uitgewerkt, realistisch en wordt vanaf 2017 geïmplementeerd. Deze maatregelen hebben geen gevolgen voor onze taakuitvoering.

Bij verdergaande bezuinigingen ontkomen we er niet aan dat deze de uitvoering van onze taken gaan raken.

Wat zijn de financiële vooruitzichten

Analyse investeringen bedrijfsmiddelen

We zijn gestart met het onderzoek en de eerste resultaten zijn in beeld en gebruiken we voor de begrotingsvoorbereiding 2017. De definitieve resultaten zullen eind september beschikbaar zijn.

Bezuinigingen en financiële knelpunten

De salarisverhoging als gevolg van de nieuwe cao-gemeenten (+ 3,4%) zorgen voor extra personeelslasten in de bedrijfsvoering. Totaal gaat het hierbij om een netto-effect van € 450.000. Deels zorgt dit voor uitzetting van de gemeentelijke begroting omdat dit bedrag niet volledig gecompenseerd wordt. In het programma Algemeen financieel beleid wordt hier verder op ingegaan.

Ook de invoering van het Individueel Keuzebudget (IKB) in 2017 brengt financiële gevolgen met zich mee. Er zal in 2016 éénmalig een voorziening ter hoogte van € 1,7 miljoen moeten worden gevormd om de vervroegde uitbetaling van de opgebouwde vakantiegeldrechten op te kunnen vangen.

Daarnaast moet rekening worden gehouden met een uitzetting van de loonsom door omzetting van verlof in salaris. Uit de nadere uitwerking van deze nieuwe arbeidsvoorwaarden worden de definitieve financiële effecten voor de bedrijfsvoering en gemeentelijke begroting duidelijk.

In de begroting 2016 is nog onvoldoende rekening gehouden met de flexibele schil. De kosten van externe inhuur liggen hoger dan in de begroting is voorzien.
Verder zorgt de terugloop in projecten voor minder projectmatige dekking voor de (vaste) bedrijfsvoeringskosten. Deels kan dit worden opgevangen binnen de flexibele schil. Beide aspecten hebben financiële gevolgen voor de bedrijfsvoering.

Het college stuurt erop om de nadelige financiële effecten, waaronder toekomstige frictiekosten, zo veel mogelijk te beperken, maar voorziet dat er onvoldoende ruimte zal zijn om dit volledig binnen de bedrijfsvoering op te vangen. Het risico hiervan voor 2016 schatten we op in op ongeveer € 0,8 miljoen.

Verder hebben we in de jaarrekening 2015 geconstateerd dat de ICT-kosten € 150.000 structureel te laag begroot zijn. De Begroting 2017 zullen we hierop bijstellen.

Naast deze kostenverhogende effecten voorzien we op dit moment voor 2016 een onderbesteding in het beschikbare budget voor voormalig personeel en een incidentele vrijval van kapitaallasten door uitstel of latere oplevering van investeringen in materieel en kantoorinventaris. Deze onderbesteding zal in 2016 uitkomen op een totaalbedrag van circa € 750.000. Het structurele deel van deze onderbesteding maakt vanaf 2017 onderdeel uit van de invulling van de bezuinigingsopgave.

Hoe de nu voorziene financiële aandachtspunten in de bedrijfsvoering zich dit jaar verder ontwikkelen zal bij de Najaarsnota duidelijk worden.

Ons bouw- en milieuarchief hoort wettelijk gezien na 20 jaar overgebracht te worden naar het Drents Archief. Overbrenging wil zeggen dat de archieven op papier openbaar en toegankelijk worden. We hebben besloten om de betreffende kosten van € 200.000 te dekken uit de incidentele ruimte.

Onderzoeksopdracht verzelfstandiging afvalinzameling

Vanuit de bestuursopdracht afvalinzameling is gebleken dat een wijziging van organisatievorm geen financieel rendement oplevert. Hiermee is deze opdracht afgerond. Wel kan er bespaard worden door een andere manier van inzamelen. Deze methodiek wordt in 2016 gewijzigd. De kostenbesparing heeft invloed op de hoogte van de afvalstoffenheffing.

Bestuursopdracht Parkeren

Verzelfstandiging of privatisering van het parkeerbedrijf leidt niet tot lagere kosten en levert dus geen bijdrage aan de structurele bezuinigingstaakstelling op de bedrijfsvoering.

Bestuursopdracht Vastgoed

Efficiënter en anders werken leidt voor 2017, 2018 en 2019 tot bezuinigingen van respectievelijk € 100.000,
 € 175.000 en € 250.000 per jaar. De organisatie rond wijk- en sportgebouwen wordt efficiënter en we verlagen kosten voor exploitatie en beheer op vastgoed door verkoop.

Werkpunt

De uitvoering van de re-integratie opgave voor mensen die langdurig in een uitkeringssituatie verkeren en een grote afstand tot de arbeidsmarkt hebben (concept ‘Werkpunt’) gebeurt binnen de gemeentelijke organisatie.

Frictiebudget

Bij de samenstelling van de jaarrekening 2015 is het frictiebudget opnieuw beoordeeld en zijn inschattingen gemaakt van de toekomstige verplichtingen. De geactualiseerde frictievoorziening is toereikend gemaakt voor het aantal boventalligen eind 2015. Met de effecten van nieuwe bezuinigingen en ontwikkelingen per 2016, de mogelijk verdergaande reductie in formatie en met mogelijke frictiekosten is nog geen rekening gehouden.

Er zal sprake zijn van frictiekosten in verband met de overgang van het welzijnswerk naar de nieuwe welzijnsorganisatie Vaart Welzijn. De raad is daarover in januari 2016 per brief geïnformeerd.

Zoals aangegeven is een groot deel van de bezuinigingstaakstelling op de bedrijfsvoering voorzien van maatregelen. Het college stuurt erop om de omvang van frictie bij deze maatregelen zo veel mogelijk te beperken. Bij een aantal maatregelen en ontwikkelingen zijn frictiekosten echter onvermijdelijk zijn. Zodra er meer duidelijkheid is over de omvang van deze frictiekosten zullen wij met een voorstel komen voor aanvulling van het frictiebudget.